Teklif Yönetimi;

Satış öncesi faaliyetlerin planlama ve takip süreçlerini içerir. Süreç içerisinde öncelikle satış elemanları için müşteri portföyü oluşturulur ve bu müşteriler ile ilgili genel/özel her türlü bilgi ve iş ilişkisi tarihçesi ile birlikte takip edilir. Bunun yanında, bu müşterilere ilişkin potansiyel satış fırsatları ve bu satış fırsatlarına yönelik  gerçekleştirilmiş/gerçekleştirilecek faaliyetler de tanımlanır.

Teklif Yönetimi satış elemanı bazında ajanda oluşturma, satış elemanları için verimli iş planları ile etkin zaman yönetimi imkanı sunar. Hem satış elemanları hem de satış faaliyetleri ile ilgili çeşitli performans raporları alınır.

Satış ve Dağıtım Yönetimi ile birlikte gelen plasiyerlerin yanı sıra satış ve teklif yönetimi için satış elemanı tanımlanır. Satış temsilcileri sistemde daha çok müşteri ilişkileri yönetimi ile ilgili oldukları için satış elemanları olarak adlandırılır. Satış elemanları uygulamada hedef müşteri belirleme, müşterilere teklif sunma ve teklifleri siparişe dönüştürme süreçlerinde yer alır.

Teklif Yönetimi ile birlikte mevcut müşterilerin yanısıra potansiyel, hedef kişi/kurum ve kuruluşlar da müşteri olarak tanımlanarak süreçte takip edilir.

Satış faaliyetlerinin başından itibaren ilgili kurum ile ilişkili kişilerin iletişim, organizasyon, satınalmadaki etkenlik bilgilerine kolaylıkla ulaşılır. Ayrıca iş ilişkisi içinde olunan kişiler ile ilgili sosyal bilgiler (doğum günü, evlilik yıldönümü gibi) de takip edilebilir.

Satış Faaliyetlerinin Takibi

Her satış elemanının kendi faaliyetlerini takip ettiği kişiselleştirilmiş bir alanı bulunmaktadır. Bu bölümde başka bir satış elemanının faaliyetleri ile karışmaksızın tüm müşteriler, satış fırsat ve faaliyetleri takip edilir, özel ajanda ve adres bilgilerine ulaşılır. Satış yöneticileri ise satış faaliyetleri bölümünden tüm elemanlarının faaliyetlerini izleyebilir, denetleyebilir veya başka bir satış elemanına atayabilir.

Satış elemanı ajanda, adres defteri, müşteriler, satış fırsatları ve faaliyetleri ve satış fırsatlarının iş akışlarına  erişirken,  kişisel bölümünün içeriğini kendisi oluşturur.

Teklif Yönetimi’ndeki ajanda, satış temsilcisinin hem geleceğe yönelik zaman planlaması yapabilmesine hem de geçmiş bilgilere de kolaylıkla ulaşabilmesine olanak tanır. Faaliyet üzerinden “MS Outlook’a Aktar” özelliği ile ilgili faaliyetin MS Outlook’a aktarımı sağlanır.

Adres defteri ile müşterilerle ilgili kişilerin iletişim bilgilerine toplu olarak ulaşım sağlanır. İlgili kişiye mail atılabilir ya da ilgili kişi MS Outlook’a aktarılabilir.

Faaliyetler

Satış fırsatlarına ilişkin çeşitli satış faaliyetleri takip edilir:

•  Araştırma
• Telefon Görüşmesi
• Yazışma
• Randevu
• Toplantı
• Prezentasyon
• Teklif
• Sözleşme

Bir satış fırsatına bağlı olan tüm faaliyetler ile ilgili belgeler bu faaliyetlere eklenerek takip edilebilir. Bu dokümanların faaliyetler üzerinden o faaliyet ile ilgili kişilere otomatik olarak dağıtımı yapılabilir veya e-posta ile farklı kişilere gönderilebilir.

 Teklif Oluşturma

Bir satış fırsatı ile ilgili tüm faaliyetler takip edilmektedir. Ayrıca fırsatın durumuna göre teklif sözleşme ve sipariş aşamalarına da gelindiğinde bu aşamalar özel faaliyetler de oluşturulabilir. Teklif aşamasına gelen bir satış fırsatı ile ilgili teklif ve alternatifleri oluşturulur. Teklif iç ve dış revizyonlardan geçerek sözleşme öncesi son onaya sunulur.  Teklifin her aşamasında otomatik olarak bir teklif dosyası MS Word’e aktarılarak oluşturulabilir. Kuruma özel hazırlanmış teklif şablonları ile teklifler standart bir dosya formatında, tüm teklif detayları ile birlikte müşteriye özel olarak otomatik olarak oluşturulur. Teklif alternatifleri oluşturulurken ürünün tüm standart özelliklerinden yararlanılır, bu şekilde alış/satış koşullarına göre fiyat oluşturulabilir, ek indirim ve masraflar otomatik olarak hesaplanır.

Maliyet Tahmini ve Ödeme Planlarının Oluşturulması

Teklif ve  sözleşme aşamasında rekabetçi alternatifler oluşturabilmek için üretilen malın veya ticari malın o anki maliyetlerini inceleyebilirsiniz. Teklif alternatifleri ödeme planlarına göre farklılık gösterebilir. Bu sebeple her teklif alternatifi tercihe göre ödeme planlarını da içerebilir. Sözleşme aşamasında belirtilen ödeme planları ile de iş avansları ve tahsilatlar ürün ve hizmet sevkiyatlarından bağımsız olarak sözleşmeden itibaren belirlenir.

Sözleşme Oluşturma

Onaylanan teklif alternatiflerinden sipariş öncesi son aşama’da sözleşme oluşturulur. Sözleşme aşamasında teklif revize edilebileceği gibi aynen kabul de edilebilir. Ek sözleşme koşulları bölümüyle taraflar karşılıklı yükümlülüklerini sözleşmeye taşırlar. Onaylanan sözleşmeler karşılıklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile siparişlere ve buradan da irsaliye ve faturalara dönüşür. Tüm bu aşamalar gerçekleşen satış fırsatı üzerinden de takip edilir. Bu şekilde sözleşme koşullarının ne şekilde yerine getirildiği de kontrol edilmiş olur.

Sözleşme Koşullarının Yerine Getirilmesi

Sözleşme koşullarına göre sipariş planlaması yapılır. Sözleşme üzerinden otomatik olarak sipariş oluşturulabildiği gibi, sipariş planlaması sırasında sözleşmeler de siparişe aktarılabilir. Sözleşmelerden oluşturulan siparişlerde sözleşme güvenliği için sadece miktar bilgileri güncellenir.